Voici quelques recommandations destinées à optimiser la communication dans une conférence télématique.

Tenir compte des aspects socio-affectifs
Maintenir l'intérêt et la participation
Rédiger les messages dans un style approprié

Tenir compte des aspects socio-affectifs des participants en :

• étant très présent dans la conférence et à l’affût de toute intervention; en intervenant rapidement et fréquemment pour bien faire sentir sa présence;
• demeurant flexible, en respectant les différences individuelles, en montrant de la compréhension; en sachant que certains apprenants ont besoin de plus d’attention que d’autres;
• aidant l'étudiant à développer une perception positive de sa participation personnelle par des rétroactions significatives et valorisantes;
• sachant que certains étudiants ont une plus grande crainte que d’autres d’être ridiculisés s’ils font des erreurs techniques, de rédaction ou de contenu et que cela les rend hésitants à intervenir;
• tentant de mieux connaître chacun des participants : on peut inviter les participants à faire un court message de présentation et à se présenter soi-même;
• personnalisant ses messages : on peut retracer des informations sur l’étudiant, relire des messages qu'il a transmis préalablement, prendre connaissance des travaux qu'il a déjà rédigés, etc.;
• s’adressant à un participant en particulier plutôt qu'au groupe lorsque ce même participant pose une question ou fait un commentaire;
• sachant qu’écrire est souvent une tâche lourde pour certains étudiants; une rétroaction rapide est donc importante pour que l’étudiant sente que son effort vaut la peine;
• évitant d’avoir une approche autoritaire; c’est une question de respect des apprenants adultes;
• portant attention au ton des discussions et en utilisant une touche d’humour à l’occasion; l’humour et le sarcasme sont cependant difficiles et risqués en communication électronique;
• étant vigilant quant au respect de la nétiquette.

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 Maintenir l’intérêt et la participation des étudiants en :

• précisant, dès le départ de la conférence, les objectifs poursuivis, la vocation du forum, les thèmes de discussion prévus, le déroulement envisagé (étapes, conditions, règles) et en répétant ces informations au fur et à mesure; les apprenants progressent en toute confiance quand ils savent où ils s’en vont;
• expliquant aux étudiants que leur participation est importante pour atteindre les objectifs visés par la conférence; il va de soi qu’une conférence visant le dépannage technique n’exige pas la participation des étudiants mais sert plutôt à résoudre les problèmes des étudiants qui en font la demande;
• rassurant les participants sur leurs capacités d'utilisation de la conférence et sur leurs compétences à y intervenir; en renforçant les interventions significatives;
• évitant, tout particulièrement lorsqu’une conférence démarre, de mettre l’accent sur la qualité de la langue; les objectifs à atteindre, son bon déroulement ainsi que la participation des étudiants sont plus essentiels;
• donnant aux apprenants le temps de se familiariser avec la technologie;
• posant, au départ de la conférence, des questions brèves aux étudiants et pour lesquelles on présume des réponses courtes, de façon à « casser la glace » et à les habituer à intervenir;
• faisant en sorte, s’il y a lieu, que les discussions et le travail coopératif se déroulent par étapes, de façon à conserver l'intérêt et la motivation;
• tentant d’être le plus simple et le plus logique possible; en faisant des interventions claires;
• confirmant rapidement au participant qu’on a reçu son message même si on doit reporter sa réponse ou ses commentaires à plus tard;
• intervenant de façon ponctuelle pour stimuler et faire avancer la discussion tout en dosant le nombre et la longueur des messages; en variant le rythme des interventions de façon que les participants comptent sur une intervention à rythme régulier;
• faisant régulièrement la synthèse des discussions, en faisant ressortir les points essentiels ou en posant des questions additionnelles aux participants;
• relançant au groupe les questions soulevées par un participant; en s’assurant d'une compréhension univoque des interventions; faisant des liens entre les différentes interventions; en résumant et en orientant les discussions, au besoin;
• présentant à certaines occasions des opinions contradictoires afin de susciter la discussion et la participation;
• insistant pour que chacun réagisse rapidement; les longs silences ou les retraits de certains participants risquent de briser la dynamique de groupe et d’affecter le climat de la conférence;
• gérant la masse d'information afin de toujours guider les participants vers les objectifs visés par la conférence; en sachant se concentrer sur l’essentiel plutôt que de traiter tous les sujets ou les points apportés de manière exhaustive;
• faisant appel aux apprenants pour régler certains problèmes ou pour répondre à certaines questions; en exploitant le leadership des participants;
• permettant à chacun de s’exprimer et, si nécessaire, en exigeant que chacun participe; il faut être attentif aux participants qui prennent trop de place, cela a souvent pour conséquence que certains autres n’osent pas intervenir;
• intervenant (par courrier électronique ou tout autre mode de communication) auprès des participants qui adressent des messages personnels et qui risquent de faire dévier le groupe des objectifs poursuivis, ou auprès des participants qui interviennent peu ou trop, pour leur demander de diminuer ou d'augmenter leur participation, selon le cas;
• offrant une rétroaction rapide dans le cas de difficultés techniques; éviter les longues interventions de type magistral;
• demandant régulièrement aux participants de réagir sur la façon d'animer les échanges ainsi que sur le déroulement de la conférence en général;
• en concluant la conférence télématique dans le cas où elle a une durée limitée; rappel des objectifs, analyse des résultats obtenus, évaluation de la participation et du déroulement, etc.

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Rédiger les messages dans un style d’écriture approprié au groupe et à la conférence télématique en :

• écrivant de courts messages et en ne donnant que quelques objets par message (un ou deux maximum);
• rédigeant dans un style clair et simple;
• faisant des phrases courtes et en gardant le sujet près du verbe;
• utilisant des verbes simples et forts dans la forme active si possible;
• employant des analogies ou des comparaisons pour illustrer certains propos;
• formulant des questions ouvertes, de manière à obtenir une réponse ouverte;
• donnant le ton en utilisant, au besoin, des souriants.  :-)

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